Bir önceki yazımda, iş yaşamı özelinde, gelecek zamanla ilgili “belirsizlik” realitesinden bahsetmiştim ve öngörmeye çalıştığımız zaman ne kadar uzaksa bu belirsizliğin o derece artacağını yazmıştım.
Bu yazıyı henüz okumayanlar bu linki tıklayabilirler.
Bu kapanış yazımda ise kaçınamadığımız belirsizlik realitesi ile nasıl baş edeceğimiz hakkında görüşlerimi açıklamaya devam edeceğim.
Hazırsanız başlayalım. İşte, çalışma yaşamında gelecek zaman belirsizliği ile baş etme yolları:
- Konfor alanınızı düzenleyin
Konfor alanınız belirsizliğin en az olduğu, aynı zamanda sizin en deneyimli olduğunuz, en bildiğiniz alandır. Konfor alanınızda temel fonksiyonlarınızı güçlendirin.
Konuyu daha anlaşılır hale getirmek için aşağıda bazı örnekler veriyorum. Siz işletmeniz için çok daha farklı konfor alanı konuları türetebilirsiniz. Burada ana fikir, belirsizlik anlarında dahi bu maddelerin her zaman için temel ve elzem konular olmasıdır.
- İş güvenliği riski olan ekipmanlarınızı güvenilir hale getirin. Her insan gibi çalışanlarınız da güven duygusu ihtiyacı içindedir ve kendilerine değer verildiğini hissetmek ister.
- Yalın üretimde 5S diye tanımlanan temel temizlik ve düzen çalışmaları yapın. Tertip ve düzen çalışma motivasyonunuzu arttırır. Her yer kargaşa içindeyse siz de elinizdeki çöpü yere atarsınız. Düzenli yerlerde ise yerdeki çöpleri toplama refleksiniz oluşur
- Detay bir örnek olarak, ürün kodlama sisteminizi düzenli hale getirin. Tekrar etmeyen, kolay ulaşabilir ürün kodları her zaman için temel ihtiyacınız olacaktır. Kodlama sisteminiz doğru inşa edilmediği sürece, reçete oluşturma, MRP çalıştırma, hatta web üzerinden satış yapma gibi ileri konulara adım atamazsınız.
- Çalışanlarınızla ilişki halinde olun. Onlardan uzak kalmayın. Her türlü belirsiz ve kaotik durumda dahi can simidiniz çalışanlarınız olacaktır. Onların size sizin onlara olan ihtiyacınız her zaman var olacaktır
Fark edebileceğiniz gibi bütün bu maddeler her türlü kaotik ortamda dahi ihtiyacınız olacak, sizi güçlüklerle baş etmede daha iyi hissettirecek temel ihtiyaçlardır.
- Yakın gelecekle ilgilenin
Grafiklerde görüleceği gibi, ilgilendiğimiz zaman uzaklaştıkça “Belirsizlik Alanı” ve devamında “Kaotik Alan” bilinmezliğinin içinde kalınacaktır. Kaotik Alanı düşünmek ve gelecekle ilgili zihin jimnastiği yapmakta bir sakınca yoktur. Fakat atacağınız adımlar konfor alanında ve belirsizlik alanının ilk evrelerinde olmalıdır.
Bu madde için dikkat edilmesi gereken konular şöyle özetlenebilir:
- Uzun soluklu projeleri fazlara bölün. Her fazın sonunda son kullanıcının kullanabileceği bir çıktı hedefleyin. Böylece projeniz herhangi bir noktada beklese, hatta dursa bile mevcut kazanımlarıyla kullanılabilir durumda olacaktır. Proje hacmi ve teslim süresi uzadıkça projenin başarısızlığa uğrama ihtimali artacaktır. Kısa vadeli ve sürekli başarı edinmeye bakın.
- Çıktı hacmi küçük olduğunda a)test edilmesi, b) hata düzeltilmesi hızlı bir şekilde yapılabilir. Hatalar sadece fonksiyonel hatalardan ibaret değildir. Projelerde sıklıkla tasarım hatası da yapılır. Yani proje tasarımı ve hedef çıktıları hatalı veya eksik şekilde tanımlanmış olabilir.
- Projeniz kısa döngülü olduğunda tasarım hatası ile karşılaşsanız bile büyük değişikliklere gerek kalmadan, hızlıca düzeltme yoluna gidebilirsiniz. Büyük ve kapsamlı kurulumlarda tasarım hatalarını düzeltmek zaten uzun olan teslim süresini daha da uzatır ve tüm ekibi yıldırır.
- Kısa vadede pozitif çıktı elde ettiğinizde, bir nefes alın ve geriye dönük kısa bir gözden geçirme yapın. Sonraki fazın kapsamını gözden geçirin. Bu sırada küçük ve hatta radikal değişiklik kararları almaktan kaçınmayın. Literatürde buna pivot atma deniyor. Bu durum bulunduğunuz noktanın çıktılarından faydalanarak rotanızı düzeltmenize imkân verir.
- Tüm bu konuları tek başınıza yönetmeniz mümkün değildir. İşini iyi bilen, güvenilir bir ekiple çalışmalısınız.
- Gereksiz yüklerden kurtulmaya bakın
Sık yapılan hatalardan biri, işletmede yapılan her faaliyetin işletmeye katkı sağlayacağı ön kabulüdür. Devreye aldığınız proje planlandığı şekilde ve sorunsuz çalışsa bile, bu durum işlerin yolunda gittiği anlamına gelmez.
Çünkü projeler getirdikleri fayda yanında firmalara bir yük de getirirler. Ve çoğu zaman “bu faydayı sağlamak için bu yüke katlanmalı mıyız” sorusu pek gündeme gelmez.
Katma değeri düşük olan projeleri idame etmeye çalışan personel, bir süre sonra, “çok çalıştıkları halde bir işe yaramadıkları” algısına kapılabilirler. Bu durum, kıymetli insanların, kıymetli zamanlarını tükettiği gibi, bu insanların katma değeri daha yüksek işlerle ilgilenmelerini engeller. Çünkü zamanları kalmamıştır ve motivasyonları düşmüştür. Bu bazen “sessiz istifa” denen süreçle yol açabilir.
Gereksiz yüklerden kurtulmakla ilgili bazı örnekleri aşağıda bulabilirsiniz. Örnekler, anlaşılması için gelişigüzel seçilmiştir. Siz kendi işletmeniz için gerçekçi örnekler türetebilirsiniz.
- İnsanların her dakika ne yaptıklarını kayıt altına alan, bunları raporlamaya çalışan sistemler kurmayın. Tuvalet girişlerine turnike takmak iyi bir fikir değildir. Birkaç kaçak yakalayacağım derken, özsaygısı yüksek kaliteli çalışanlarınızı incitirsiniz.
- MRP doğru kurgulandığında şirketinize değer katacaktır. Fakat hiçbir zaman MRP çözümlerini kopyala-yapıştır şeklinde uygulamayın. MRP kurgusunu bir tek kişiye emanet etmeyin. Ve daha önemlisi, ürün kodlama, reçete gibi altyapı bilgilerini güvenilir hale getirmeden MRP’yi devreye almaya çalışmayın.
- MRP II ve çizelgeleme gibi çözümler için ise hiç acele etmeyin. Daha MRP 1 hakkıyla devreye alınmamışken, bir sonraki adım için harekete geçmeyin. Merdiven basamaklarını teker teker çıkın. Bir kerede 10 basamak atlamaya çalışmayın.
- Genel olarak şirketinize yeni bir sistem ekleyecekseniz a) öncelikli ihtiyacım mı, b) kısa vadeli çıktısı var mı, c) katma değeri konusunda emin miyiz, d) idamesi için nasıl bir kaynak gerekecek gibi sorularla kılı kırk yarın.
- Unutmayın, şöyle veya böyle bir uygulama işletmenize dahil olduğu andan itibaren onu taşımak zorunda kalacaksınız. Devreye aldığımız bir sistemi, bir süre sonra gereksiz görseniz bile, ondan kurtulmak sizin için çok zor olacaktır.
- Hatalı kurgulanmış, çalışmayan Maliyet muhasebesi, MRP I, MRP II gibi sistemleriniz varsa onlardan kurtulun. Bir sistemi canlıya almak için 2 yıldır çalışıyor ve halen katma değerini alamıyorsanız, onu çalıştırmak için ısrar etmeyi bırakın.
- Yukarda örnekleri verilen sistemlerin “çalışıyor” olmasının ne anlama geldiği konusunda kafa yorun. Bazı durumlarda, bir yazılımın çalışıyor olması, sizin ondan bir fayda sağladığınız anlamına gelmeyebilir. Sistemlerin “çalıştığına” ikna olmak için şirketinizin genel süreçlerine ve verimine ne şekilde katkı verdiğine bakın. Bunun en kolay yollarından biri sistemi bizzat kullananlara (yöneticilere değil) sistemle ilgili düşüncelerini sormaktır.
- KPI seçimlerinizi özenle yapın. Kolay anlaşılır, basit, kısa vadeli, manipüle edilmesi zor ve mutlaka az sayıda KPI bulundurun.
- Onlarca şeyi en önemliler listesine koymayın. İş güvenliği, sürekli akış, israfla mücadele gibi, temel yalın kavramlara tutunun. Şirketinizdeki bu gibi tepe kavramların sayısı 3 ila 5 arasında olmalıdır. Çok sayıda kavramın öne çıkması durumunda, kavramlar içi boş klişeler haline dönerler. Az sayıda kavram belirlemek, onları çok kere tekrar etmek ve sloganlaştırmak, şirket algısının doğru hizalanmasını sağlar.
- Yeni projelere temkinli yaklaşın
Birçok firma faaliyet alanını geliştirmek ve yeni iş kollarında yayılmak ister. Yeni iş kolları bazen mevcut faaliyet alanına yakın konular olurken bazen de tamamen farklı alanlar olabilir.
Her durumda ani ve büyük kararlar almaktan sakının. Sizin için küçük sayılabilecek bir bütçe ile kısa vadede yaptığınız işin sonucunu görebileceğiniz denemeler yapın. Örneğin, pazar konusunda çok emin olamadığınız yeni bir ürün imalatına başlamak istiyorsanız, hemen imalata yönelmek yerine belli bir süre için al-sat şeklinde çalışın.
Bu gibi denemeler sayesinde pazar dinamiklerini bizzat görebilir ve “imalata başlamak” gibi önemli bir kararı daha sağlıklı verebilirsiniz.
Yeni projelere ve yeni iş alanlarına yelken açmanın bir diğer itici gücü mevcut işinizi daha verimli hale getirmektir.
Mevcut işiniz düzensiz ve verimsiz olduğu için yeni iş alanlarına yöneliyor olmanız sağlıklı bir durum değildir. Çünkü büyük ihtimalle yeni işiniz de bir süre sonra aynı düzensizliğe ve verimsizliğe ulaşacak ve sizi daha kötü bir konuma getirecektir.
Mevcut işlerini düzenli ve verimli yapan firmaların yöneticileri, yeni işler yapmak için cesaretlenir. Gerçekten de yeni iş alanlarına girdiklerinde, mevcut çalışma disiplinlerini de transfer ederler ve benzer verimlilik artışını yeni işletmelerinde de sağlarlar.
- Güvendiğiniz müşterilerinizle iş birliği yapmaya çalışın
Müşteri-tedarikçi ilişkisi müşterinin baskın olduğu ve tedarikçinin müşteriyi hoşnut etmek ve kızdırmamak için ekstra çaba harcadığı bir ast-üst ilişkisi içinde seyreder.
Bu genellikle mesafeli bir ilişkidir. Tarafların sorumluluklarını yerine getirmesi beklenir, fazlası değil. İlişkiyi derinleştirmek, iş birliği noktasına çekmek genellikle kaçınılması gereken bir durum olarak öngörülür. İçerdiği riskler açısından, bu durum anlaşılabilir ve bazı koşullarda gerekli bir yaklaşımdır.
Öte yandan müşteriniz belli bir olgunluk seviyesindeyse ise “müşteri ile işbirliği yapma” fikri değerlendirilmelidir.
Müşteri ile iş birliği yapmak, süregelen iş ilişkisi içinde gerçekçi bir paylaşım platformu oluşturmak demektir. Bu ortamda taraflar, düzenli periyotlarla (örneğin 3, 4 hafta gibi) yapmakta oldukları işlerle ilgili gerçekçi paylaşımlarda bulunurlar ve birbirlerini desteklerler.
Burada ana fikir, kaçınılmaz olan belirsizlik unsurunun getirdiği sapmaları müşteri ile ortaklaşa değerlendirmek ve belirsizlik kaynaklı oluşan stresini küçük parçalara bölmek ve şiddetini azaltmaktır.
Gidişatı güncel takip etmek, olası gecikme veya öne çekme gibi durumları hakkında sıklıkla bilgilenmek ve devamında çözümün bir parçası olmak müşteri tarafında tedarikçi adına olumlu duygular uyandırır.
Yukardaki iş birliği alternatifi yerine, teslim tarihinden bir gün önce gecikme olacağını öğrenmek veya teslimatı potansiyel kalite problemleri ile yapmak günlük çatışmaların yanında çok daha büyük bir tahribata yol açar: Tedarikçi itibarını kaybetmeye başlar!
- Çalışanlarınıza güvenin
Son maddemiz de çalışanlarınızla ilgili. Tüm insanların ve çalışanlarınızın farklı bir kişiliği, farklı bir hayata bakışı, profili ve değer yargıları vardır.
Örneğin, bazı çalışanlarınız tek başına çalışmayı tercih ederken, bir diğeri sosyal ortamlarda daha iyi performans gösterebilir. Bazı kişilikler yaratıcılık ile motive olurken (tasarım yapmak gibi) bazı kişiler mevcut bir işlevi sağlıklı idame etmekten (bakım onarım gibi) haz duyabilir.
Farklı becerilerdeki insanları kollektif çalıştırabilmek, insan gücünün verimli kullanmasını sağlar. Benzer şekilde insanlardan profili le örtüşmeyen becerileri ısrarla talep etmek de hatalı bir tutumdur. Örneğin, yaratıcılık profili olmayan bir çalışandan ısrarla yaratıcı olmasını beklemek gibi.
Çalışanları mutlu eden, fakat yöneticilerin ısrarla görmezden geldiği diğer bir konu da çalışanlara işlerinde özerklik verilmesidir. Çoğu yönetici “insan faktörünü elimine etmek” gibi son derece hatalı bir bakış açısına sahiptir ve bu uğurda tonla para harcar. “Öyle bir sistem kuralım ki, yoldan geçen adam bile hemen kullanabilsin” yollu söylemleri iş hayatına adım atıp da duymayan yok gibidir.
İnsanları robotlaştırmaya yönelik bu tarz hatalı yaklaşımlar, çalışanların motivasyonunu yerle bir eder. Çalışan “madem beni robot olarak görmek istiyorsun, o halde ben de robot gibi davranacağım” der ve en basit konularda bile inisiyatif almaktan kaçınır.
Oysa, insanların bilgi ve becerisine güvenmek, onları takdir etmek, onurlandırmak, hatta zaman zaman yöneticinin görüşüne ters durumlar olsa bile, çalışana özerklik alanı açmak çalışanı heyecanlandırır ve motive eder. Kendi bakış açısının doğruluğunu kanıtlamak için canla başla çalışır.
Malum bir konu olduğu için en başta bahsetmedim ama yine de söz edelim. İnsandan fayda sağlamanın kaçınılmaz koşulu insana insanca davranmaktan geçer. İş güvenliğinin önde olduğu ve çağımıza yakışır insanca bir tutum sergilemek yöneticilerin şiarı olmalıdır.
Henry Ford üretim hattında devrimsel iyileştirmeler yapmıştır. İnsancıl bir karaktere sahip olduğunu bildiğimiz halde, her insan gibi onun da hatalı davranışları olmuş ve bir şekilde aşağıdaki sözü sarf etmiştir.
“Ne zaman iki eli olan birine ihtiyacım olsa yanında bir de beyin eklenmiş olarak geliyor”
Siz böyle sözler söyleyenlerden olmayın. Çalışanlarınızla arkadaş olmanız gerekmiyor. Fakat onarın gözünde bir hâmi rolünüz olduğunu unutmayın.
Dip not: Bu yazıda Agile (Çevik) ve Start-Up yaklaşımlarından esinlenilmiştir. Bu yaklaşımlar hakkında uzmanlaşmak isteyenlere Agile ve Start-Up prensipleri hakkında okuma yapmalarını öneririm.
